契約書送付カバーレター
出張帰りの電車での作業。
PCの残りバッテリーをにらみながら、契約書送付時のカバーレターテンプレートを作成しました。
というのも、契約書保管受付時のミスが相変わらず多いのです。各部がようやく締結だ〜と思ってほっとしているところに「印鑑、これじゃまずいんですよね…。」というシチュエーション、できる限り避けたいもの。このやりとりひとつで法務に対する印象が「オカタイ部署」というネガティブなものになりそうな気がする。
ということで、事前に契約書の形式面のトラブルを回避するための送付テンプレートをExcelにて作成。
Sheet1：取扱説明書
Sheet2：送付状カバーレター
送付する書類の列挙
・契約書
・支払条件通知書
・取引先調査書 等々
Sheet3：契約書の調印に関する解説書
・印紙税
・調印の諸注意
・契印の諸注意
ここまで書くと取引先に失礼かなとも思うけど、後々もめるよりはよいような…。
まずはバッテリーが切れるまで、ラフなものを作ってみましたが、この後の課題は以下の通り。
- 契約雛形別につくってもよいかな。
- チェックボックスにチェックした書類が一挙印刷されるようなマクロを組もうかな。
正直、自分は保管受付の担当ではないのですが、各部が手こずる些細なことを解消することも法務のなすべきカイゼンテーマのひとつかなと思います。契約を締結した担当者には後味悪い思いを残してほしくないですよね。
